Юридические лица и ИП с работниками обязаны до 1 марта подать в ПФР новый отчет — форму СЗВ-СТАЖ. На первый взгляд этот документ не отличается особой сложностью, но у бухгалтеров все же возникают некоторые вопросы по его заполнению.

Формы СЗВ-СТАЖ

Часто встречающейся проблемой является периодическое изменение всех форм отчетности. На основании последних Постановлений правления Пенсионного фонда внесены такие изменения в документы:

  1. подписывать СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СВЗ-ИСХ могут либо директор, либо лица, уполномоченные доверенностью, законодательством или учредительной документацией;
  2. дополняющую СЗВ-СТАЖ нужно представлять как в случае неучтенных данных на индивидуальных счетах из-за ошибок, так и в случае непредставления информации по этим сотрудникам;
  3. если СЗВ-СТАЖ подавался для назначения пенсии, нужно также подать СЗВ-СТАЖ с признаком «исходная»;
  4. в СЗВ-СТАЖ проставляется код «ДЛОТПУСК», если человек работал в особых условиях, но данные по дополнительному пенсионному тарифу отсутствуют.

Уточнение и дополнение СЗВ-СТАЖ

Если необходимо предоставить уточняющие сведения, то заполняются:

  • дополняющая СЗВ-СТАЖ при выявлении каких-либо ошибок или отсутствии сведений;
  • корректирующая СЗВ-КОРР при обнаружении ошибок в данных по застрахованному человеку;
  • отменяющая СЗВ-КОРР при отмене ранее представленной информации.

Сложность возникает, когда нужно указать какой-либо отпуск, например, дополнительный, ежегодный или «северный». Для таких периодов нужно использовать код «ДЛОТПУСК», который применяется для всех видов отпусков. Использование этого кода для указания обычного ежегодного отпуска не может стать причиной отказа ПФР в приеме отчета.

Однако проставление данной кодировки имеет два условия: период должен быть единственным и последним. Эти условия выполняются только в том случае, если отпуска являются переходящими с декабря на январь либо после отпуска будет увольнение сотрудника. Сотрудники ПФР не имеют четкого ответа, для каких именно отпусков указывать этот код, а для каких — нет. В одних подразделениях просят всегда указывать эту кодировку для отпусков, а в других — только для переходящих периодов.

Особенности заполнения СЗВ-СТАЖ

Необходимо учитывать такие особенности заполнения СЗВ-СТАЖ:

  1. При увольнении работника информация отражается в гр. 14 разд. 3 СЗВ-СТАЖ, только если дата увольнения — 31 декабря отчетного года;
  2. Даже при условии, что ФСС использует пилотный проект по выплатам пособий напрямую сотрудникам, работодатели должны указывать в СЗВ-СТАЖ периоды получения пособий:
  3. по временной нетрудоспособности (код «ВРНЕТРУД»);
  4. декретных (код «ДЕКРЕТ»);
  5. по уходу за ребенком (код «ДЕТИ»);
  6. В СЗВ-СТАЖ нужно вносить информацию и по внешним совместителям, поскольку они наравне со штатными сотрудниками являются застрахованными лицами. Трудовая ставка отражается только в том случае, если работник имеет право на досрочную пенсию, поскольку трудится в районах Крайнего Севера;
  7. Если сотрудник работает, находясь в отпуске по уходу за ребенком, он также вносится в СЗВ-СТАЖ. Для этого используются коды «ДЕТИ» (ребенку до 1,5 лет, уход осуществляет один из родителей), «ДЛДЕТИ» (ребенку от 1,5 до 3 лет, уход осуществляет один из родителей), «ДЕТИПРЛ» (уход осуществляет другой родственник);
  8. Сотрудник по договору ГПХ включается в СЗВ-СТАЖ;
  9. Заключение договора с ИП не требует внесения информации о предпринимателе в СЗВ-СТАЖ, поскольку он сам сдает отчетность.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ

ПФР направляет уведомление работодателю о наличии ошибок в СЗВ-СТАЖ:

  • код 10, 20 (отчет принят, исправления не требуются);
  • код 30, 40 (отчет частично принят, исправления требуются по ошибкам);
  • код 50 (отчет не принят, требуются исправления и повторная подача отчета).

Наиболее распространенные ошибки при формировании отчета:

  1. сотрудник не включен в СЗВ-СТАЖ. Нужно направить дополняющую СЗВ-СТАЖ только по работникам, сведения на которых не представлены;
  2. неверные сведения (ФИО, СНИЛС). Нужно направить дополняющую СЗВ-СТАЖ с обновленными данными по сотрудникам, по которым выявлены ошибки;
  3. ошибки в стаже работника. Нужно направить корректирующую СЗВ-КОРР с указанием верных сведений, по которым ранее выявлена ошибка;
  4. включен лишний сотрудник. Нужно направить отменяющую СЗВ-КОРР с указанием сведений по исключаемому работнику.

Технические ошибки при формировании СЗВ-СТАЖ могут быть связаны с такими моментами:

  • в гр. 14 информация проставляется, только если работник уволился 31 декабря 2017 г.;
  • в ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ должны совпадать наименования работодателя и количество застрахованных лиц;
  • должность руководителя заполняется в обязательном порядке;
  • если сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты — код «НЕОПЛ», а не отмененный в 2017 г. «АДМИНИСТР».

Ответственность работодателя

Если работодатель не представляет СЗВ-СТАЖ или передает неверные сведения, к нему применяются штрафные санкции:

  • 500 руб. за каждого сотрудника при непредставлении сведений в срок или представлении неверной информации;
  • 1 000 руб. при представлении отчета на бумажном носителе при численности персонала от 25 человек.