При выплатах сотруднику работодатель должен удерживать НДФЛ и начислять страховых взносы. Если с оплатой труда или отпускными все понятно, то с компенсациями или подарками у бухгалтера могут возникнуть проблемы.

Законодательство по обложению доходов НДФЛ и страховыми взносами

В ст. 209 НК РФ указано, какие именно объекты подлежат обложению НДФЛ, а расшифровка доходов прописана в ст. 208 НК РФ. Кроме того, в ст. 217 НК РФ указаны конкретные доходы, которые не подлежат обложению НДФЛ. Ставка налога зависит от резидентства гражданина, а также от вида дохода.

В ст. 420 НК РФ указаны доходы, которые облагаются страховыми взносами, а в ст. 422 НК РФ — ситуации, при которых взносы не начисляются. Величина страховых взносов указана в ст. 425, 427-428 НК РФ.

Хотя в законодательстве четко прописаны случаи, когда нужно или не нужно исчислять НДФЛ и страховые взносы, на практике могут возникнуть нестандартные ситуации, вызывающие у бухгалтеров вполне закономерные сомнения.

Компенсация оплаты проезда к месту работы

Работодатель компенсирует оплату проезда к месту работы, если оно находится в удаленности от населенных пунктов, нет общественного транспорта или же он хочет улучшить условия труда работника. Кроме того, согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. По ст. 210 НК РФ он должен облагаться налогом, а сама база для расчета определяется как рыночная стоимость аналогичной услуги.

До недавнего времени главным было — определить, действительно ли у работника возникает экономическая выгода, то есть мог ли он добраться до места работы самостоятельно или нет. Если он мог сделать это сам (например, на общественном транспорте), то оплату проезда облагали НДФЛ, о чем указано, к примеру, в Письме Минфина РФ от 12.10.2011 г. № 03-04-05/6-728.

Если работник не мог добраться самостоятельно и работодатель организовывал централизованную доставку сотрудников до места работы, то экономическая выгода не возникала. В этом случае оплату проезда не облагали НДФЛ, о чем указано, например, в Письме Минфина РФ от 21.04.2014 г. № 03-03-06/1/18198.

В 2019 г. ситуация несколько изменилась. Минфин РФ издал письмо от 30.04.2019 г. № 03-04-06/32414, согласно которым оплату проезда вне зависимости от доступности места работы нужно облагать НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то практика не поменялась: с оплаты проезда до места работы взносы нужно начислять.

Подарки сотрудникам и их детям

Подарки работникам признаются доходом в натуральной форме вне зависимости от того, предмет это или деньги. С него должен удерживаться НДФЛ, однако в соответствии со ст. 217 НК РФ налог нужно удерживать только с суммы, превышающей 4000 руб. Данный необлагаемый лимит стоимости подарков устанавливается на календарный год.

 Подарок не относится к выплатам по трудовым или гражданско-правовым отношениям, поскольку происходит передача имущества. В этой связи не возникает объекта обложения страховыми взносами. Отметим, что при передаче подарка необходимо оформлять договор дарения, если его сумма превышает 3000 руб.

Важно! Чтобы подарок не был признан способом ухода от НДФЛ и страховых взносов, необходимо, чтобы для всех сотрудников его стоимость была равнозначно. В противном случае контролирующие органы могут переквалифицировать передачу дорогого подарка в стимулирующие выплаты, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Оплата расходов на лечение члена семьи сотрудника

Работодатель имеет право оплатить расходы по лечению сотрудника или члена его семьи. Согласно ст. 217 НК РФ такие затраты не облагаются НДФЛ при соблюдении следующих условий:

  • деньги выданы наличкой из кассы;
  • деньги переведены сотруднику на расчетный счет;
  • деньги перечислены на счет лечебного учреждения.

Законодательством не установлено ограничение по сумме, которую работодатель может направить на лечение.

Оплата расходов на лечение не включена в ст. 422 НК РФ, а потому будет облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Компенсация за использование личного транспорта

Иногда работник для выполнения трудовых обязанностей использует личный автомобиль, и затраты по нему компенсируются работодателем. Такая форма взаимоотношений должна закрепляться в письменном виде путем заключения договора, в котором указывается конкретный размер компенсации.

Такая компенсация относится к исполнению трудовых обязанностей и согласно ст. 217 НК РФ не должна облагаться НДФЛ. При этом законодательством не установлено ограничение или лимит по сумме компенсации. Кроме того, компенсация за использование личного транспорта освобождена от начисления страховых взносов (ст. 422 НК РФ).

Чтобы данная выплата соответствовала компенсации, необходимо разработать внутреннее положение о выплате компенсаций, а также в договоре указать ее конкретный размер. Важно, чтобы эта величина была сопоставима с рыночной стоимостью аналогичных услуг. В противном случае ИФНС может посчитать выплату не компенсацией, а оплатой труда, и начислить НДФЛ и страховые взносы.