1. Строгое планирование — самое важное

У жестких и подробных расписаний свои плюсы. Снижается уровень стресса, нет необходимости тратить силы и время, чтобы определить, каким будет следующий шаг. Проблема в том, что строгие планы не для всех. Для некоторых людей календари просто не работают. Им удобнее действовать, подбирая задачи под уровень энергии, настроение и обстоятельства. Особенно важно учитывать эти моменты, если вы управляете расписанием других людей.

Альтернатива. Определите, какой вариант управления временем лучше подходит лично вам. Существуют менее строгие способы планирования дня. Например, тайм-блокинг, когда в календаре под однотипные задачи выделяются отдельные слоты. При таком подходе вы не пренебрегаете планированием, но сохраняете гибкость.

Что же касается управления временем подчиненных, то дайте им возможность самим организовывать свою работу. В начале дня спросите, чем они собираются заняться, чтобы знать, по каким задачам ждать результат. И дайте понять сотрудникам, что они вправе подойти к вам в течение дня и сообщить, что обстоятельства изменились.

2. В преддверии дедлайна нет времени на перерывы

Когда впереди много дел, то даже микроскопическая передышка может вызвать чувство вины. Концепция работы без перерывов до конца кажется логичной: больше времени на задачу — лучше результат. Но почти всегда мы видим обратный эффект. Без перерывов мозг устает, мы начинаем допускать ошибки. И в итоге работаем больше, а результат от этого не улучшается, даже наоборот.

Альтернатива. Все просто — отдыхайте. Кроме того, помните, что перерывы бывают разными. Вот что можно сделать вместо того, чтобы скролить ленту новостей или зависать в соц. сетях:

  • креативить — мечтать, придумывать новые цели;
  • двигаться — прогуливаться, заняться уборкой;
  • подпитывать тело и разум — медитировать, перекусывать;
  • общаться — разговаривать с коллегами, звонить друзьям, родным.

Выберите активность, которая поможет снизить уровень стресса и переключиться. Тогда вернетесь к работе сосредоточенным.

3. Чем больше встреч, тем согласованнее действия

Согласованность зависит не столько от количества совещаний, сколько от полноты информации. Важно, чтобы члены команды были на одной волне, однако переизбыток встреч ломает ритм работы, отнимает время, мешает сосредоточиться на важных задачах. В итоге дела идут медленнее.

Альтернатива. Если вопрос не требует вмешательства руководства и не блокирует работу команды, то совещание не требуется. Сообщать коллективу о прогрессе можно и через средства асинхронной коммуникации: таск-трекеры, общие документы с открытыми комментариями. Такой подход позволит придерживаться выбранного курса, не перегружая календари сотрудников.

4. Продуктивность начинается с раннего подъема

В наше время ранний подъем — синоним бизнес-успеха. Но что делать совам, родителям маленьких детей, да и просто тем, у кого пик активности приходится на более поздние часы?

Альтернатива. Не подстраивайте расписание под чужие графики. Определите свои пики продуктивности и защищайте их от вмешательства извне. «Забронируйте» свои активные часы под глубокую работу и предупредите окружающих, что в это время вас нельзя беспокоить.

5. На любой сигнал следует реагировать незамедлительно

Представление о том, что руководитель обязан оперативно отвечать на каждый сигнал, разрушает рабочий день. Каждый раз, когда человек отвлекается на оповещение в мессенджере или в электронной почте, ему требуется 23 минуты, чтобы вновь сфокусироваться на задаче.

Альтернатива. Оповещения в электронной почте не нужны — никто не решает срочные вопросы через е-mail. Если есть возможность отключить уведомления в мессенджерах — сделайте это.

Еще один метод — выделить отдельный способ коммуникаций для экстренных ситуаций: например, звонок по телефону или СМС. Ваши сотрудники могут воспользоваться им, только если ответ нужен прямо сейчас. На остальные каналы связи выделяйте по 10–15 минут несколько раз в день.

6. Чем больше инструментов, тем выше продуктивность

Канбан-доски, онлайн-календари, корпоративные мессенджеры — сегодня рабочие процессы немыслимы без технологических решений. Но сами по себе новые технологии проблему продуктивности не решают. Бездумное наслаивание разных инструментов порой лишь усложняет процессы и приводит к дублированию функций. В итоге мы больше пытаемся понять, как работать, нежели работаем на самом деле.

Альтернатива. Проведите аудит рабочих процессов: установите задачи, выберите подходящие инструменты для их решения и убедитесь, что все сотрудники умеют ими пользоваться. Стандартизируйте процессы: подчиненные и руководители отделов должны знать, в каком приложении отслеживать прогресс, а в каком — вести коммуникацию. Проверьте, не дублирует ли один инструмент функции другого, не оплачиваете ли вы, в конце концов, лишнюю лицензию.

7. Тяжелая работа всегда окупается

Бывает, сотрудник верит, что упорный труд в конце концов окупится, поэтому работает без перерывов, стремится успеть все сделать побыстрее. А премию или повышение получает коллега, который лучше презентовал себя начальству. Обделенный вниманием человек теряет мотивацию, и в итоге страдает продуктивность всей команды. Стараться — важно, однако тяжелая работа не всегда приводит к желаемым личным результатам. Само по себе трудолюбие не «подсвечивает» сотрудника.

Альтернатива. Дайте людям возможность сделать свой труд видимым. Наладьте обратную связь, проводите встречи один на один. Задавайте открытые вопросы, делайте пометки по ходу беседы. Так люди поймут, что подобные встречи не пустая формальность. Отмечайте трудолюбивых сотрудников тет-а-тет и публично по ходу проекта, а не только по итогам работы.

8. Чем больше людей, тем быстрее будет выполнен проект

Концентрация больших человеческих ресурсов на одной задаче или проекте не гарантирует успеха. Работу должны выполнять люди с соответствующими навыками, правильным мышлением и подходящими личностными качествами.

Если у каждого члена вашей команды будет гибкость и возможность для глубокой работы, то выиграют все

Альтернатива. Будьте внимательны, подбирая людей на важные проекты. Даже сотрудник с нужными компетенциями может усложнить работу, если его личные качества не сочетаются с характерами других участников. Смотрите не на должность, а на то, подходит ли человек для данной работы, обладает ли навыками, которые позволят успешно вывести команду на финишную прямую.

9. Многозадачность — признак продуктивности

Когда мы одновременно решаем несколько задач, у нас рассеивается внимание, появляется больше ошибок. Мы все об этом знаем, но давайте будем честны сами с собой: на какой современной работе есть возможность посвящать все время лишь одной задаче? Всегда появляются срочные вопросы, всплывают мелкие поручения. Да, многозадачность — это плохо, но это суровая правда жизни.

Альтернатива. Фокусироваться на нескольких задачах одновременно вредно, но концентрироваться на одной слишком долго попросту бесполезно. Поэтому позвольте себе осознанно переключаться между делами. Это даст мозгу передышку. Кроме того, пока будете работать над чем-то другим, подсознание продолжит решать первую задачу и, возможно, подкинет свежие идеи. Посвятите первой задаче 25–50 минут своего времени, потом сделайте несколько пометок, чтобы знать, на чем остановились, и переключитесь на другую. Поработайте над ней, а затем вернитесь к предыдущей. Так вы не попадете в ловушку многозадачности.

10. У продуктивности есть лишь одно определение

Четкое определение продуктивности есть только в словаре. Однако у каждого человека она будет выглядеть по-разному — в зависимости от характера и режима работы, особенностей биологических часов, культуры компании и множества других факторов. И оценивают продуктивность все люди по-своему. Универсального определения нет.

Альтернатива. Выбирайте осознанный подход к рабочим процессам, ищите правила, которые подходят конкретно вам, и побуждайте сотрудников делать то же самое. Если у каждого члена вашей команды будет гибкость и возможность для глубокой работы, то выиграют все. А административные вопросы и совещания подождут.