• Выделяйте время на каждый этап задачи

    Разбейте большую задачу на маленькие и запланируйте время для каждой из них. Это упростит работу, позволит отложить часть дел на потом и быстрее приступить к выполнению задачи. Начните с самого легкого шага, чтобы получить заряд мотивации, и установите дедлайн для завершения или продолжения работы.

    • Выполняйте рутинные дела

    Повторение одних и тех же действий, например, с утра, помогает снизить уровень тревожности и стресса в преддверии большого объема работы. Речь идет не только о физических ритуалах, зарядке или йоге, но и о ментальных практиках. Например, можно ежедневно вести журнал или какое-то время проводить без телефона.

    • Разделяйте задачи на 20-минутные отрезки

    Двадцать минут — это немного и вполне выполнимо. Разделение задачи на такие отрезки помогает убрать барьер перед началом крупного проекта. Если все идет хорошо, то по окончании первого отрезка следующие 20 минут посвятите той же задаче. Если нет — сделайте перерыв и немного отдохните.

    • Группируйте похожие задачи

    Выполнение однотипных задач в определенные слоты экономит силы и время, так как вам не придется переключаться между разными видами деятельности. Можно группировать задачи по проектам, уровню сложности или типу работы.

    • Устанавливайте ранние дедлайны

    Планируйте более ранние сроки выполнения задач. Постарайтесь закончить работу за день или неделю до реального дедлайна. Так у вас будет время попросить обратную связь, исправить ошибки и улучшить результат. Не придется все делать в спешке в последний момент.

    • Не делайте из-под палки

    Попытки заставить себя сделать что-либо часто оборачиваются пустой тратой времени. Прежде чем браться за дело, оцените свою готовность. Если постоянно откладываете проект, не хотите с ним работать, стоит разобраться в причинах.

    • Заканчивайте наиболее сложные задачи первыми

    Беритесь за трудные задачи с утра, когда у вас больше энергии и мозг функционирует быстрее. Если приступить к делу не получается, значит, первый шаг слишком большой — попробуйте разделить его на мелкие этапы.

    • Сокращайте встречи

    В среднем сотрудник проводит 31 час в месяц на бесполезных встречах. Убедитесь, что не тратите время зря. Сократите совещания (например, с 60 до 30 минут), давайте встречам четкие названия, которые отражают цель беседы. Это поможет сосредоточиться на главном вопросе.

    • Оставляйте в расписании время для планирования

    Включайте в календарь не только встречи и дела, но и время для обдумывания и принятия решений. Это поможет разгрузить мозг и сосредоточиться на конкретной проблеме, не отвлекаясь на текучку.

    • Определяйте «что, как, почему и когда»

      Чтобы лучше управлять временем, четко установите, что, как, когда и зачем следует сделать. Такой подход позволит сфокусироваться, понять, какие знания, навыки и ресурсы необходимы для выполнения конкретной задачи, найти мотивацию и составить план.

      • Сократите использование гаджетов

        Цифровые устройства могут вредить работе так же сильно, как и помогать. Старайтесь реже отвлекаться на гаджеты. Записывайте главные задачи ручкой на бумаге, возвращайтесь к списку в течение дня. На встрече делайте пометки в блокноте, а не в телефоне.

        • Ограничивайте дневной список задач

          Люди, которые составляют длинные списки дел и пытаются успеть все, быстрее выматываются и подсознательно избегают выполнения сложных задач. Ограничение перечня помогает выполнять дела качественно и без лишнего стресса. Определите две самые важные задачи на сегодня, но сделайте их хорошо. Если останется время, займитесь следующими. Руководствуясь таким правилом, будете работать продуктивнее, не переутомляться и никогда не откладывать сложные дела.

          • Создайте карту своих энергетических зон

            Обратите внимание, когда вы наиболее энергичны и продуктивны в течение дня. Для этого записывайте наблюдения, используйте смарт-часы, которые оценивают уровень активности, сердечный ритм и другие параметры. Во время пиков продуктивности лучше всего выполнять сложные задачи. Когда энергии мало, займитесь делами, которые требуют меньше усилий и больше творчества.

            • Делайте перерывы

              Не стоит работать, если вы сильно устали. Наш мозг не может долго концентрироваться на одной задаче. Короткие перерывы позволяют отдохнуть и перестроиться. В итоге вы вернетесь к делам собранным и внимательным.

              • Распределяйте дела на основе дедлайнов

                Выпишите все задачи, которые должны быть выполнены, как рабочие, так и личные. Рассортируйте их, начиная с задач с самым близким дедлайном. Завершенные дела вычеркивайте из списка. Таким образом сможете отслеживать прогресс и сохранять мотивацию. Ранжировать дела на основании дедлайнов — логичный способ расставить приоритеты и успевать все в срок.

                • Используйте матрицу тайм-менеджмента

                Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности задач.

                1. Важные и срочные — следует выполнить в первую очередь.

                2. Несрочные и важные — нужно добавить в расписание.

                3. Срочные, но неважные — лучше делегировать.

                4. Несрочные и неважные — лучше отказаться.

                • Определите «лучшее время дня»

                Найдите свое «лучшее время дня», чтобы посвящать его самым важным, сложным и стратегическим задачам. Например, утренние часы считаются продуктивными, но многие люди не готовы на подвиги в такую рань, им нужно раскачаться. Тогда стоит перенести важные задачи ближе к середине дня, когда человек еще не устал, но уже втянулся в рабочий ритм. Выстраивать расписание, зная, как функционирует ваш организм, — мощный инструмент управления временем.

                • Установите часы тишины

                Зарезервируйте в календаре время, когда вас нельзя беспокоить: назначать встречи, звонить, отправлять сообщения. Учитесь отказывать подчиненным, которые отвлекают в эти часы. Когда вас прерывают, это мешает работе. Чтобы вновь сконцентрироваться, нужно время. Постарайтесь хотя бы пару часов в день работать без помех.

                • Раскрасьте задачи

                Цветовое разделение задач — по срочности, типу занятости или дедлайнам — поможет лучше ориентироваться в расписании. Для этого можно использовать разные инструменты (например, Google-календарь, стикеры).

                • Рефлексируйте в конце дня

                Каждый вечер выделяйте время, чтобы оценить прошедший день и спланировать следующий. Подумайте, что сделали сегодня, что необходимо сделать завтра и с чего именно нужно начать. Запомните приятные моменты прошедшего дня. Это поможет лучше подготовиться к новому, почувствовать себя увереннее.