1. Строго придерживайтесь утвержденной повестки

Проблема. Когда вопросов для обсуждения на совещании слишком много, встреча затягивается, а внимание участников рассеивается. Чтобы уложиться в тайминг, часть тем приходится откладывать и назначать для их обсуждения дополнительные совещания. Получается замкнутый круг. Плохо спланированные встречи съедают время и не приносят нужного результата.

Решение. Определите, какие темы действительно важны, чтобы посвятить им планерку. Затем определите круг соответствующих вопросов, чтобы подготовить повестку. Назначьте ответственного за проведение встречи и поручите ему строго следить за темами и таймингом.

Какие вопросы достойны отдельного совещания:

  • требующие совместного обсуждения или согласования;
  • срочные и стратегически значимые;
  • оказывающие влияние на работу компании, требующие учета мнения всех заинтересованных сторон.

Не стоит посвящать отдельные собрания темам, которые не требуют принятия решения, не имеют четкой конечной цели или касаются обновления статуса проектов. Такие вопросы можно обсудить в рабочих чатах или, скажем, по электронной почте.

2. Тщательно подбирайте участников

Проблема. Стремление быть «справедливым» и приглашать на совещания всех подряд часто оборачивается пустой тратой времени. Кроме того, во многих компаниях принято считать, что если тебя позвали на встречу, то ты обязан прийти. В итоге среди участников совещания оказываются люди, большинство из которых не знают, какова их роль или зачем они вообще здесь нужны.

Решение. Приглашайте на планерки только тех членов команды, у которых будет конкретная роль. Не стоит звать сотрудников, не участвующих в принятии решений, для кого важен только результат. Дайте людям понять, что они могут сами решить, стоит ли присутствовать на встрече, и что от них не ждут автоматического «да».

Кого стоит приглашать на совещания:

  • лиц, уполномоченных принимать решения;
  • сотрудников, ответственных за реализацию принятых решений;
  • экспертов, обладающих критически важной информацией;
  • участников с определенными ролями (например, лицо, утверждающее итоговое решение, или консультант);
  • сотрудника, который будет вести протокол встречи, фиксировать результаты и доводить их до сведения всех заинтересованных сторон.

Кого не стоит приглашать на совещания:

  • заинтересованных лиц, не имеющих прямого отношения к результату встречи;
  • пассивных участников, которым нужна лишь информация о том, что происходит.

3. Формируйте правила проведения встреч

Проблема. Совещания иногда создают иллюзию продуктивности, хотя в действительности не приносят результатов. Виной тому «молчаливые» ожидания участников: у каждого из них свои представления о правилах проведения, этикете и желаемых результатах. Неоправданные ожидания ведут к раздражению, путанице относительно итогов встречи и необходимости дополнительных обсуждений.

Решение.  

Что стоит предусмотреть в регламенте встречи:

  • отдельный блок в конце совещания для подведения итогов (минимум пять минут);
  • инструменты и протокол для фиксации результатов (какие шаги запланировали, кто несет ответственность за исполнение, дедлайны и т. д.).

Что стоит исключить из регламента встречи:

  • нормы, которые являются традицией, но не имеют цели;
  • открытые дискуссии без принятия решений (особенно если цель — разрешить конфликт);
  • принятие решений без конкретных сроков исполнения.

Не стоит посвящать отдельные собрания темам, которые не требуют принятия решения, не имеют четкой конечной цели

4. Проведите аудит повторяющихся встреч

Проблема. Часто совещания продолжают проводить по инерции, без ясной цели. В итоге команда теряет время, которое можно было использовать для стратегического планирования.

Решение. У эффективного совещания всегда есть цель. Когда проект выполнен и результат получен, подумайте, может, стоит посвятить планерки другим задачам.

Признаки совещания, у которого есть цель:

  • утверждена повестка;
  • требуется предварительная подготовка (просмотр документов, сбор вопросов);
  • на встрече оценивается, насколько команда близка к выполнению проекта.

Признаки совещания, не имеющего цели:

  • встреча проходит регулярно, но без повестки;
  • встреча проводится просто потому, что так принято в компании.
Пять составляющих эффективного совещания
1. Цель. У совещания должна быть точная и достижимая цель, о которой нужно заранее сообщить участникам, чтобы у них была возможность подготовиться к встрече. 2. Участники. Если сотруднику нечего сказать, он будет чувствовать себя бесполезным. Убедитесь, что все присутствующие способны привнести что-то полезное в обсуждение и могут участвовать в принятии решений. 3. Подготовка. Важно уделить внимание не только смысловой, но и технической стороне встречи. Подготовьте повестку и сообщите соответствующую информацию всем участникам, убедитесь, что техника подключена и работает, презентации готовы и пр.4. Процесс. Следите, чтобы участники не отклонялись от темы. Назначьте ответственного, который будет контролировать тайминг. Важно также зафиксировать результаты встречи, чтобы их можно было использовать в последующей работе.5. Прогресс. В конце встречи сообщите о результатах, достигнутых на совещании, озвучьте следующие шаги. При необходимости назначьте новое собрание по обсуждаемой теме, чтобы люди знали, что они должны сделать и к какой дате.