Сотрудники, использующие НПД, стали неотъемлемой частью практически любого бизнеса. Привлечение к работе самозанятых дает компаниям массу преимуществ, но одновременно накладывает обязательства – связанные, в первую очередь, с правильным ведением бухучета. Рассказываем, какие документы необходимы для работы с СЗ, и что делать, если обнаруживаются несовпадения дат в акте и чеке.

Необходимые документы

Любое сотрудничество с СЗ, независимо от сферы деятельности, включает следующие этапы:

  • Подтверждение статуса плательщика НПД с помощью регистрационной справки от ФНС.
  • Подписание договора.
  • Оказание услуг.
  • Оформление акта сдачи-приемки работ.
  • Вознаграждение, подтвержденное чеком.

Закон указывает, что обязательным документом для самозанятых является только чек. Он одновременно подтверждает полученный им доход, а также является отчетным документом для заказчика. Чек легко формируется в личном кабинете плательщика НДП на сайте ФНС или в мобильном приложении, и ведения бухучета для этого не требуется.

Однако в некоторых случаях могут понадобиться и другие документы. Так, если компания, сотрудничающая с самозанятым, работает на режиме ОСНО либо УСН «доходы – расходы», ей потребуются документы для учета расходов.

Кроме того, дополнительные документы нужны при возникновении спорных ситуаций с ФНС. Заказчику необходимо будет подтвердить обоснованность расходов и тот факт, что услуги самозанятого потребовались не для того, чтобы оптимизировать налогообложение, а исходя из необходимости. Для этого необходимы следующие документы:

  • Справка о статусе СЗ. Статус исполнителя можно проверить на сайте ФНС или запросить справку непосредственно у него.
  • Договор. Он включает не только стандартные, но и некоторые специальные пункты. Так, в нем указывается, что исполнитель – это физическое лицо, которое зарегистрировано как плательщик НПД. Кроме того, в договоре фиксируется порядок оплаты, а также обязанность проинформировать заказчика в случае утраты статуса.
  • Акт, который описывает работу и подтверждает, что она была выполнена.
  • Счет с реквизитами. Его наличие необязательно, если услуга оплачивается наличными либо если реквизиты зафиксированы в договоре.
  • Чек, подтверждающий факт оплаты. Он может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном.

Наличие этих документов необходимо и самому плательщику НДП. Готовность подписать договор увеличивает лояльность заказчиков и, как следствие, востребованность исполнителя.

Бухгалтерский учет

С точки зрения бухучета расчеты между компанией и самозанятым не отличаются от расчетов с другими подрядчиками. Они отражаются на счете 76.16 и зависят от типа работ, например:

  • Д44 – К76.16 – вознаграждение за услуги, которые связаны с реализацией товара. Эту проводку обычно используют торговые организации, в нее входят, в том числе, и курьерские услуги.
  • Д44 – К76.16 – вознаграждение за услуги, связанные с основной деятельностью. Проводка используется, если самозанятый, например, выполнил ремонт станка, необходимого для выпуска продукции предприятия.

Во всех современных программах расчеты оформляются автоматически. Так, в 1С:Бухгалтерия можно выбрать самозанятного в качестве контрагента, также в программу добавлен документ «Выплаты самозанятым».

Разница в датах, указанных в чеке и акте

Когда услуги самозанятого оплачиваются в момент их приобретения, при этом он сразу же выдает чек, расходы на выплату учитываются в этом периоде. Если же даты не совпадают, НК диктует следующие правила:

  • Когда используется кассовый метод, расходы фиксируются в соответствии со временем оформления чека, то есть по факту их оплаты.
  • Если применяется метод начисления, расходы отражаются датой, когда был подписан акт, то есть в периоде, когда они имели место в соответствии с условиями сделки.
  • В случае предоплаты (чек раньше акта) расходы должны быть признаны датой акта.
  • Если акт сформирован раньше даты, указанной в чеке, расходы отражаются в соответствии с датой оформления чека.

Таким образом, расчеты с самозанятыми не представляют особой сложности, и при соблюдении всех требований ФНС проблем с ними возникнуть не должно.