Главный бухгалтер – лицо, ответственное в компании за управление оборотом денежных и иных ресурсов. Поскольку многие процессы считаются ведомством именно главного бухгалтера, не всегда владельцам бизнеса удается контролировать данный процесс для обеспечения безопасности компании и четкого соответствия законности выполняемых действий (в том числе соответствия налоговой безопасности).

Можно отметить несколько методов, которые используют штатные бухгалтеры себе в минус. Зная их, владелец бизнеса сможет вовремя предпринять нужные меры и обезопасить себя, свою компанию. Это не значит, что каждый бухгалтер – обязательно вор, который старается как можно больше средств записать на собственный счет и провести запрещенные операции, однако, такие случаи мошенничества встречаются и по сей день.

Проверка системы налогообложения на предприятии

Руководитель должен четко знать, какая система налогообложения действует на предприятии – это позволит не только своевременно оплачивать верные налоги, но и предотвратить утечку средств. Ответственный бухгалтер не должен в одиночку заниматься процессом уплаты налогов, так как за неправильно уплаченные налоги и бизнес в том числе ответственность несет именно руководитель, а не его подчиненные.

Все операции должны проводиться строго через владельца бизнеса, то есть, он должен быть в курсе всех процессов и, если не принимать в них непосредственное участие, то осуществлять полноценный контроль.

Все документы должны храниться в одном месте

Оригиналы документов – уставных, о постановке на учет в налоговый орган, ОКВД, ОГРНИП и т.д. лучше хранить в кабинете руководителя (желательно в сейфе). Бухгалтеру для работы достаточно и сканов этих документов. Например, заключение договоров с контрагентами, найм персонала – эти процессы осуществляются на основе заверенных бумажных копий и сканов документов. За оригиналы ответственность несет непосредственно руководитель.

Контроль сдачи отчетности

После оплаты налогов и заключения договоров, прочих документов, бухгалтер в обязательном порядке уведомляет руководителя. Он должен предоставить требуемую отчетность, предварительно проверив наличие отметок налогового органа или квитанций о сдаче документов. При ОСН, ЕСХН или ЕНВД такой отчет требуется предоставить каждый квартал, при УСН без работников – раз в год. Для удобства многие бухгалтеры также ведут таблицу, в которой прописывают сумму, сроки сдачи, номера документов.

Контроль платежей

На небольшом предприятии руководитель может лично заниматься всеми платежами, так как это входит в его зону ответственности. Если компания крупная, бухгалтер должен в обязательном порядке предоставлять руководителю документы на утверждение. Чтобы не допустить ошибку, многие бухгалтеры также предварительно готовят таблицу, в которой четко прописывают название документа, дату составления и подписания, перечень услуг или товаров, номер документа, сроки реализации. Только после этого руководитель подписывает документ. Также рекомендуется делать копии с каждого документа и чеков об оплате – должны быть и у бухгалтера, и руководителя.

Если организация работает с контрагентами по отсрочке платежей или предоплате, руководителю также должны предоставляться еженедельные отчеты о проведении услуги, а также о задолженностях (кредиторских и дебиторских). Руководитель может запрашивать у бухгалтера не все документы, а выборочные – это позволит сэкономить время, но в то же время покажет, совершались ли какие-то неправомерные действия.

Если по какой-то причине контрагент задерживает выплату по договору/приложению к договору/дополнительному соглашению, бухгалтер должен поставить руководителя в известность и проинформировать о причинах (также должны прилагаться в письменной форме, с печатью и подписью от доверенного лица со стороны контрагента – например, гарантийное письмо).

Все операции лучше совершать безналичным способом, наличные средства держать в банке, но не в компании, чтобы не вводить людей в искушение. Также важно, чтобы руководитель был внимателен к своим сотрудникам, в том числе к главному бухгалтеру – это снижает риск организации заговора.