Зафиксируйте рабочий день

Распишите свой рабочий день в виде таблицы, разбив ее на 15-минутные интервалы. Некоторые используют 10-минутные блоки, чтобы фиксировать небольшие задачи, другие расширяют слоты до 30 минут. Допустимы оба варианта. Однако интервалы больше получаса, использовать не стоит, иначе мелкие задачи останутся незафиксированными.

Лучше воспользоваться Excel-таблицей или нарисовать ее на бумаге. Несколько раз в день записывайте все, что делали в течение предыдущих двух-четырех часов. Не оставляйте записи на конец дня: большинство не помнят, что ели на обед, не говоря уже о том, сколько времени ушло на беседу с коллегой.

Вносите в журнал все дела, которые заняли больше пяти минут, в том числе чтение отчетов, переписку по электронной почте, ответы на вопросы работников, встречи. Первую неделю старайтесь записывать абсолютно все, не задумываясь о том, что важно, а что нет. Главное — получить честную картину рабочего дня без каких-либо оценок.

Проанализируйте, как тратите время 

Когда накопится информация хотя бы за две недели, изучите, как вы тратите время. Разделите дела, которые внесли в таблицу, на четыре категории.

Следует делегировать. Задачи, которые можно без проблем передать другим. Список таких дел может оказаться длиннее, чем вы думаете. Сюда входят месячные и квартальные отчеты, встречи, за которые должен отвечать помощник, обязанности, которые вы «забрали» с прежней должности или которые остались от прежнего руководителя. Поручите эти дела сотрудникам.

Можно делегировать. Передача таких задач потребует времени и усилий. Часто руководитель выполняет их потому, что уверен: в команде нет людей с необходимыми навыками или опытом. Однако подчиненные так ничему и не научатся, если начальник будет все делать сам. Обучив сотрудников, вы решите сразу две задачи: сохраните свое время и поможете команде расти. Обычно такие вложения окупаются в течение двух-трех месяцев.

Не стоит делегировать. Есть задачи, которые никто, кроме вас, не сделает столь же хорошо. К ним относятся вопросы стратегии, миссии компании, работа с инвесторами и владельцами бизнеса, а также ваше прямое лидерство. Нет необходимости делегировать задачи, связанные с вашей личной ответственностью: это нечестно по отношению к сотруднику. Но важно помнить: освобождая свое время от рутины, вы сможете посвятить себя стратегическим делам.

Автоматизировать или устранить. Задачи, которыми в идеале вообще никто не должен заниматься: ни руководитель, ни его подчиненные. Например, участие в «пустых» совещаниях — собраниях, присутствовать на которых необязательно; составление корпоративных рассылок, которые никто не читает; «ручной» анализ статистики, с которым могла бы справиться нейросеть.

В самом начале будет трудно справиться с желанием все переделать. Замечайте такие моменты и не вмешивайтесь

Делегируйте

Опираясь на полученные данные, составьте список обязанностей, которые хотели бы передать. Обычно процесс начинается с категории «Следует делегировать». Далее действуйте по плану.

1. Выберите сотрудника, которому можно будет передать задачу.

2. Подберите примеры и материалы, которые позволят человеку быстрее освоиться с новой обязанностью.

3. Назначьте встречу с подчиненным. Рассмотрите задачу вместе, озвучьте свои ожидания и ответьте на вопросы.

Переходный период зависит от сложности работы и готовности подчиненного исполнять поручения. Если передаете дела из категории «Можно делегировать», составьте более подробный план, включив в него дополнительные встречи. На первых порах лучше работать в связке, страховать.

Делегирование встреч требует иного подхода. Если на совещаниях ваше присутствие больше не нужно, отказывайтесь от них. Но сначала подготовьтесь к изменениям. Составьте памятку для себя и для того человека, которому передаете ответственность: укажите цель совещания, что конкретно ждете от участников. Напишите, зачем вы сами посещали такого рода планерки и какую информацию хотели бы получить в итоге. Прежде чем окончательно отказаться от встреч, сходите на несколько собраний вместе с работником, которому планируете передать полномочия и ответственность.

В самом начале будет трудно справиться с желанием все переделать. Замечайте такие моменты и старайтесь не вмешиваться. Помните: вы сами когда-то были начинающим и тоже не все делали идеально. Если желание постоянно проверять и поправлять слишком велико, попробуйте физически отстраниться от задачи.

Оцените эффект

Спустя два-три месяца вновь начните вести журнал учета времени. Это позволит понять, насколько быстрее и эффективнее стал ваш рабочий процесс, убедиться в пользе делегирования. Если желания снова делать подробные записи нет, просмотрите старые и подсчитайте, сколько времени вы сэкономили, передав задачи. Потом умножьте это время на свою почасовую оплату — так вы увидите, сколько ценности создали, занимаясь тем, что действительно важно. Сэкономленные часы вы потратили на стратегические задачи, которые никто, кроме вас, выполнить не в состоянии. Собственно, именно эта работа и двигает бизнес вперед.