Последние несколько лет стали очень трудными для российского бизнеса. Ему пришлось справляться с пандемией и ее последствиями, экономическим кризисом, санкциями, работать в условиях закрытых границ. Если во время локдаунов большинство представителей МСБ выбрали выжидающую тактику, то сейчас ситуация стала настолько серьезной, что просто ждать не получится, и необходимо действовать.

На чем можно сэкономить

Главная ошибка многих компаний, оказавшихся в критической ситуации, — урезать бюджет на основные бизнес-процессы. Например, не стоит менять ингредиенты продукта на более дешевые и некачественные – потребитель сразу же заметит такую подмену, что приведет к падению продаж, которые в кризисной ситуации критически важны.

Зато можно урезать расходы на процессы, которые являются необходимыми, но вторичными и обслуживающими, то есть протекают параллельно основному бизнесу. Это, например, маркетинг, кадры, обслуживание офисов компании, бухгалтерия. Так, один из способов экономии – оптимизация штата и усовершенствование системы кадрового делопроизводства.

Способы оптимизации штата

Неправильная система работы с персоналом и кадрового производства создает большую дыру в бюджете компании, в которую деньги утекают совершенно бессмысленно, не принося прибыли. Самые частые проблемы в этой сфере:

  • Слишком раздутый штат, большое количество сотрудников, функционал которых дублируется.
  • Неправильно подобранная система налогообложения.
  • Лишние расходы на оплату труда новых сотрудников в период их адаптации.
  • Отсутствие автоматизированного учета.

Это лишь некоторые проблемы кадровой политики предприятий, устранение которых поможет сэкономить бюджет, не навредив основным бизнес-процессам. Чтобы выявить их, необходим кадровый аудит, который во многих компаниях не проводится десятилетиями. Это значит, что меняются рынки и обстоятельства, а кадровая политика не приспосабливается к ним и остается неизменной – и, как следствие, неэффективной. Именно профессиональный кадровый аудит позволит обнаружить слабые места в этой политики и наметить пути для развития.

Аутстаффинг и аутсорсинг как способ экономии в кризис

Обе технологии предполагают, что компания-заказчик передает подрядчику выполнение определенных обязанностей, получая благодаря этому возможность полностью сосредоточиться на основных бизнес-процессах. Такие решения выгодны не только в кризис, поскольку помогают развивать бизнес при любых условиях. Однако именно в трудные моменты такой подход к оптимизации средств становится особенно необходим.

Главное преимущество аутстаффинга и аутсорсинга, помимо возможности не тратить энергию на второстепенные процессы, — экономия. Она достигается благодаря следующим факторам:

  • Снижается налоговая нагрузка, поскольку платить налоги и страховые взносы за сотрудников компании-подрядчика не нужно.
  • Нет необходимости выделять отдельную полную ставку специалиста по кадрам либо доплачивать штатному бухгалтеру за ведение кадровой документации.
  • Не нужно покупать и обслуживать специальное ПО для учета персонала, организовывать рабочие места с офисной техникой.
  • При ошибках, допущенных в ведении кадровой документации, не будет штрафов. Ошибок, вероятнее всего, тоже не будет, поскольку документооборотом займутся подрядчики, которые специализируются на подобной деятельности.
  • Очень важно соблюдение требований законодательства к охране труда. При заключении договоров аутстаффинга и аутсорсинга компания-заказчик не занимается покупкой СИЗ или обучением сотрудников – эти функции берет на себя подрядчик.
  • Проверки со стороны трудовой инспекции не страшны – за них тоже отвечает подрядчик.

На крупных предприятиях без собственного отдела кадров не обойтись. Но для небольших компаний, в штате которых числится до 100 сотрудников, решение передать кадровую рутину сторонней организации очень выгодно. Статистика подтверждает, что благодаря этому удается снять с работодателя до 90% задач, связанных с управлением персоналом – а это время, энергия и деньги, которые можно направить на развитие основного бизнеса.