Часть выплат заменить подотчетными, займами и подарками

С 2025 года удержать НДФЛ по ставке 15 процентов потребуется, когда доход сотрудника превысит 2,4 млн руб., а не 5 млн, как было в 2024-м. При доходах свыше 5 млн руб. ставка составит уже 18 процентов. Всего ставок теперь пять, максимальная — 22 процента. Кроме того, выросла предельная база по взносам — до 2,759 млн руб. Собственники ищут, как сэкономить на ФОТ. И в первую очередь рассматривают варианты, чем заменить зарплату работников. Наиболее распространенные выплаты, которые освобождены от взносов, — подарки, подотчетные и займы. Последние две выплаты не облагаются даже НДФЛ, но это только до поры до времени.

Аргументы против способа экономии. Налоговики знают обо всех способах замены зарплаты другими выплатами. Если в компании низкие зарплаты, а оклады руководителей не слишком отличаются от окладов простых рабочих, инспекторы будут искать схему.

Подотчетные выплаты и займы не облагаются НДФЛ только потому, что эти суммы сотрудник должен вернуть. Либо (в случае с подотчетными) предоставить документы, которые подтвердят, что деньги потрачены на нужды компании. Иначе инспекторы легко переквалифицируют выплаты, доначислят НДФЛ и взносы.

Никто не будет дожидаться истечения трех лет с момента возникновения долга по подотчетным выплатам. У компании есть месяц, чтобы удержать из зарплаты сотрудника деньги, которые он не вернул или по которым не предоставил подтверждающие документы. Компании, как правило, устанавливают в локальном акте срок, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть аванс. На такие сроки и будут ориентироваться проверяющие.

Отражать расходы на подотчетные выплаты по поддельным документам — грубое нарушение правил учета. На первый раз директора и главбуха оштрафуют на сумму 5–10 тыс. руб. За повторное нарушение возможен штраф в размере 20 тыс. руб. и дисквалификация на срок до двух лет. Не рассчитывайте, что инспекторы не станут изучать гору документов, касающихся подотчетных выплат. Налоговики проверят каждый подозрительный чек и квитанцию, сопоставят все даты, изучат работу контрагентов, которые выставляли документы.

Нестыковки в подтверждающих документах на 3 млн руб.

Налоговики исключили из подотчетных сумм почти 3 млн руб. (постановление АС Волго-Вятского округа от 07.03.2023 № Ф01-40/2023). Для этого они изучили каждый чек на расходы. И нашли в подтверждающих документах следующие нестыковки:

1. Часть чеков отсутствует.

2. Часть чеков нечитаема.

3. Некоторые чеки не содержат информацию, позволяющую идентифицировать товар и покупателя.

4. Часть приобретенного товара не соответствует виду деятельности компании и предназначена для личного потребления.

5. Затраты на приобретение ГСМ не подтверждены путевыми листами и не соответствуют авансовым отчетам подотчетного сотрудника.

В случае с займами налоговиков в первую очередь насторожит регулярность их выплаты и непогашение сотрудниками. С беспроцентных займов потребуется рассчитывать материальную выгоду и удерживать налог с сотрудников. Если же выдавать займы под проценты, суммы придется учитывать во внереализационных доходах компании даже в том случае, если по условиям договора выплата процентов работником предусмотрена вместе с возвратом займа. Кроме того, такое условие тоже триггер для контролеров.

Заменить работников самозанятыми

С доходов самозанятых не нужно удерживать НДФЛ и платить взносы. По мнению руководства, вполне можно нанять самозанятых, которые ушли из компании больше двух лет назад (подп. 8 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 402-ФЗ). Такие подрядчики смогут заменить часть штатных сотрудников.

Аргументы против способа экономии. Сделки с самозанятыми становятся все более опасными. Компания рискует по нескольким фронтам:

  • налоговики могут переквалифицировать договор в трудовой, доначислить НДФЛ и взносы;
  • руководство компании могут вызвать на межведомственную комиссию, если заподозрят подмену трудовых отношений;
  • самозанятый вправе сам пойти в суд, чтобы переквалифицировать договор в трудовой.

Налоговики считают, что в половине случаев договоры заключают ради налоговой экономии. Поэтому сделки с самозанятыми проводить можно, но только если договор не будет похож на трудовой, а работы будут иметь конкретный объем и результат. Заменить самозанятым штатного сотрудника вряд ли получится.

Обратиться к услугам «агентов» по НДС

Многочисленные фирмы-однодневки предлагают услуги по продаже «бумажного» НДС. Некоторые руководители считают это отличной идеей. «Бумажный» НДС — это получение у контрагента первички и счетов-фактур по сделкам, которые фактически не происходят. Компания учитывает документы при расчете налога на прибыль и НДС. Но реальные деньги за поставку в адрес фирмы-однодневки не переводит совсем или в гораздо меньшем размере. Да и товара или услуги, как правило, тоже нет. Есть только «нарисованные» цифры.

Аргументы против способа экономии. Налоговики сопоставляют начисления и вычеты по НДС в декларациях компании и контрагента. Причем инспекторы умеют отслеживать сделку вплоть до последнего звена в цепочке контрагентов. Если в ней обнаруживаются расхождения между начислением и вычетом, они проводят углубленную проверку. Такие расхождения называют налоговым разрывом.

Проверка идет автоматически, то есть нарушение могут обнаружить еще в ходе камеральной проверки декларации, которую компания сдает каждый квартал. В случае с «бумажным» НДС товарное, материальное и документальное содержание сделки расходится уже на первом звене. Товары либо поступают совсем от другого контрагента, либо их нет вовсе. Деньги компания не переводит. Так, обязательство по сделке переуступается, погашается векселем или зависает в кредиторке, которая не будет погашена. В итоге может наступить налоговый разрыв. Инспекторы по цепочке контрагентов вычислят, какая из компаний не заплатила НДС, а по банковским выпискам проверят оплату. Если ее не было, они заподозрят «бумажный» НДС. Далее запросят документы, проверят IP-адреса и т. д.

Учитывать больше расходов, в том числе личных

Ставка по налогу на прибыль в 2025 году составит 25 процентов. Чтобы снизить налоговую нагрузку, нужно учитывать больше расходов. Директор может попросить бухгалтерию списывать за счет компании любые затраты, включая личные. Теперь для этого у него еще больше оснований.

Аргументы против способа экономии. В расходах по налогу на прибыль можно учитывать затраты, которые относятся к деятельности компании. Провести личные расходы получится, только если они хотя бы косвенно касаются бизнеса. Например, реально учесть затраты на встречу в ресторане с партнером. Для этого нужна смета на банкет, приказ руководителя о представительских расходах, отчет о мероприятии. Если из чека ясно, что в ресторан ходил только один человек, включать такие затраты в представительские расходы опасно.

Служебная техника стала личной

Компания купила бытовую технику, которую частично реализовала, а вот оставшиеся товары (смартфон, фотоаппарат, набор посуды и электрочайник) использовала в производственных и представительских целях. Налоговики заявили, что организация не использовала технику в деятельности, облагаемой НДС. Поэтому для вычетов оснований нет. Компания пояснила, что с помощью смартфона отдел продаж общался с контрагентами, на фотокамеру фиксировали приемку-передачу товара, а электрочайник был нужен во время деловых переговоров.

Попытки провести расходы на личные поездки как выплату командировочных тоже могут закончиться доначислениями. Делать так можно, только если у поездки действительно были служебные цели и их удалось совместить с отдыхом. Иначе отбиться от претензий налоговиков не получится.

Подозрительные командировки

Компания учла в расходах по налогу на прибыль на основании авансовых отчетов затраты на поездки в Тель‑Авив, Санкт‑Петербург, Барселону и Мюнхен с целью расширения рынка сбыта, обмена опытом, изучения рынка. Все нужные документы были в наличии:

служебные записки;

авансовые отчеты;

подтверждающие бумаги (маршрутная квитанция электронных билетов, авиабилеты, счета из гостиниц, электронные копии чеков, договоры найма жилья, акты, расчет суточных);

служебные задания.

На выездной проверке инспекторы посчитали поездки необоснованными. Нет отчетов, деловой переписки, заключенных договоров или какой-либо другой информации, которая позволит оценить результаты поездок. Суд поддержал налоговиков (постановление АС Уральского округа от 15.12.2022 № Ф09-8335/22).

Перевести часть бизнеса на родственников и друзей

У собственников порой возникают идеи разделить бизнес, чтобы уложиться в лимит. Ваши коллеги намерены делать все «по уму». В частности, распределить между разными компаниями и ИП разные виды деятельности. Но этого недостаточно, чтобы отбиться от обвинений в дроблении бизнеса.

Аргументы против способа экономии. Главные признаки незаконного дробления:

  • резкое снижение налоговой нагрузки после открытия новой организации и регистрации ИП;
  • приближение дохода каждой компании и ИП к лимиту на спецрежиме (избежать уплаты НДС в 2025 году смогут только «спецрежимники», получающие доход в пределах 60 млн руб.);
  • отсутствие реальной деловой цели. Если компания не открывает новый бизнес, а распределяет действующий — это сигнал налоговикам для доначислений.

Если в группе компаний будут работать одни и те же сотрудники, будет общая бухгалтерия и материальные ресурсы, отбиться от обвинений в дроблении точно не получится. Вести бизнес с родственниками законом не запрещено, однако налоговая легко выявляет схемы, даже если по документам бизнес разделен грамотно.

Доказали фиктивное дробление

Супруги на упрощенке продавали верхнюю одежду, которую сами же изготавливали. По документам муж занимался моделированием и конструированием изделий, раскраивал ткани, контролировал качество готовых изделий. Жена по документам отшивала вещи. Но фактически всеми работами занимался муж.

Производство было расположено в одном здании, принадлежащем бизнесменам. Муж оплачивал коммуналку, услуги охраны и связи. IP-адреса при отправке налоговой отчетности и банковских расчетов у обоих предпринимателей совпадали. Сотрудники на допросе показали, что работали единой бригадой. Товарный знак тоже был общий. На основании этих признаков налоговики доказали фиктивное дробление.