1. Проведите финансовый анализ расходов. Сначала оцените, сколько денег компания теряет ежемесячно. Проведите ревизию списаний, проверьте, выросла ли стоимость услуг с момента заключения договора с поставщиком. Если увеличились расходы на обслуживание оборудования, то, возможно, техника устарела, и поэтому выгоднее приобрести новую. Попробуйте установить лимит офисных расходов или ввести систему двойных согласований на незапланированные затраты.

2. Проведите инвентаризацию лицензий на программное обеспечение. Проверка помогает исключить дублирование функций и неиспользуемые подписки.

3. Внедрите автоматизированные системы. Автоматизировать можно документооборот, управление персоналом, учет товаров, клиентов и т. д. Специальные программы содержат инструменты мониторинга и аналитики, что позволяет в реальном времени отслеживать скрытые расходы и своевременно корректировать стратегию. Автоматизация рутинных задач высвобождает ресурсы для выполнения стратегически важных проектов и снижает операционные издержки на 20–30 процентов.

Важно оптимизировать процессы таким образом, чтобы они работали без участия конкретного человека: если кто-то уходит из компании, процесс продолжает функционировать.

4. Проведите анализ штата. Оцените, не раздута ли команда, нет ли дублирования функций, возможна ли экономия за счет перехода на иной формат работы (например, на удаленку). Это позволит снизить офисные расходы, затраты на аренду и коммунальные услуги. Оптимизация рабочих процессов и устранение дублирования функций между сотрудниками может сэкономить до 20 процентов рабочего времени команды.

5. Передайте часть задач на аутстаффинг. Можно прибегнуть к альтернативным способам привлечения работников. Например, к аутстаффингу. Вы берете для выполнения определенной работы специалиста нужной квалификации и платите за него ровно столько, сколько указано в договоре с аутстафинговой компанией, без дополнительных затрат на налоги, страховые взносы, которые на одного штатника составляют в среднем 70 тыс. руб. в месяц.

Аутстаффинг позволяет избежать скрытых расходов на наем, онбординг и замещение. Нет необходимости оплачивать страховые взносы, отпуск сотрудника, больничные, организацию рабочего места и пр. Привлекая через аутстафинг, например, middle-разработчика с зарплатой 200 тыс. руб., компания только на отсутствии скрытых расходов может сэкономить 1,3–1,6 млн руб. в год. При найме команды из трех–пяти специалистов ежегодная экономия достигает 4–8 млн руб. и кратно растет, если речь идет о масштабировании и привлечении больших команд. Внедрение аутстаффинга снимет нагрузку с HR и освободит долю бюджета, избавив от лишних затрат.

6. Заложите в бюджет обучение. Сократить скрытые издержки и вести грамотное финансовое планирование можно за счет инвестиций в развитие топов-менеджмента. Финансово грамотный руководитель будет куда рациональнее распоряжаться ресурсами, считать ТСО, находить и минимизировать скрытые затраты.

Невидимые расходы могут быть как постоянным, так и временным явлением. Первые не замечают из-за малых сумм, вторые не учитывают из-за однократности

Универсальная формула для оценки любого бизнес-решения

При управлении компанией существует эффективная формула расчета TCO. Это помогает понять реальные затраты на любой продукт, услугу или решение в течение всего жизненного цикла, а не только при покупке.

TCO = Первоначальные затраты + Операционные затраты + Затраты на обучение + Затраты на обновление + Затраты на утилизацию

Первоначальные затраты. Все, что тратите сразу при приобретении, — покупка оборудования, программного обеспечения, услуги, наем специалиста.

Операционные затраты. Расходы на поддержание и использование приобретенного актива в рабочем состоянии — обслуживание, оплата сервисов, текущие затраты.

Затраты на обучение. Инвестиции в развитие персонала, чтобы сотрудники эффективно использовали новое решение или чтобы повысить их квалификацию под новые задачи.

Затраты на обновление. Расходы на продление лицензий, обновление ПО, модернизацию оборудования, доработку решений.

Затраты на утилизацию. Расходы, связанные с прекращением эксплуатации, — демонтаж оборудования, удаление ПО, переработка материалов или выплаты сотруднику при увольнении.

Любое решение, которое вы собираетесь принять, надо прогнать через формулу, затем найти две-три альтернативы на рынке, применить к ним тот же расчет и сравнить результаты. Например, тот же аутстаффинг на первый взгляд дороже, однако если посчитать по формуле ТСО стоимость наемного сотрудника и привлеченного через аутстафинг, второй вариант будет существенно дешевле.

Как внедрить в компании культуру оценки ТСО: пять правил
1. Любое финансовое решение оценивайте с учетом полного жизненного цикла, а не только первоначальных затрат. 2. Выявляйте скрытые расходы до принятия решения, включая рабочее время персонала. 3. Создайте систему мониторинга фактических затрат и сравнения их с плановыми показателями TCO.4. Назначьте ответственных за расчет TCO. Это могут быть руководители подразделений, принимающие решения о закупках и найме персонала. Финансовая служба обеспечивает методологическую поддержку и контролирует корректность расчетов, но не в состоянии заменить экспертизу профильных специалистов.

Регулярные ревью TCO следует проводить на уровне топ-менеджмента для корректировки стратегических решений и оптимизации процессов. 5. Оцифруйте расчеты. Используйте программное обеспечение, которое автоматизирует расчет TCO. Важно делать это на регулярной основе, начиная с ежедневного мониторинга и заканчивая длительными периодами анализа.