1. Нанять личного ассистента

Который начнет координировать процессы, коммуницировать с руководителями отделов, фильтровать входящие сообщения. Помогают тестовые задания и бизнес-кейсы типа «Что бы вы сделали в такой ситуации?».

Выбрать самого сообразительного и гибкого. «Мягкие» качества важнее профессиональных — последние всегда реально подтянуть. Ассистент берет на себя входящие запросы, звонки, формулировку задач моим подчиненным, сбор информации от работников о контрольных точках.  Сформулировать регламент входящих запросов, типизировать их, прописать инструкции, что делать с обращениями в зависимости от их типа.

Также составить список сотрудников, у которых могут быть  срочные вопросы. Как правило, это руководители подразделений. Об их запросах ассистент сообщает сразу. Остальные рабочие обращения помощник фиксирует в ежедневном отчете, который проверяется в конце дня.

Ассистент помогает со сбором данных и анализом. Кроме того, ассистент контролирует сбор целевых показателей, подготовку управленческой отчетности. Если возникает проблема, он ее фиксирует и доносит. Проверяет, как ответственный сотрудник разобрался в ситуации. Назначает встречи, бронирует переговорные, заносит встречи в мой календарь.

2. Внедрить систему показателей

Постепенно выстроить систему метрик. Сперва выделить базовые показатели контроля в компании:

  • выручка и прибыль по неделям;
  • запасы и оборачиваемость;
  • воронка продаж и повторные заказы;
  • загруженность производства;
  • эффективность команды.

Показатели автоматизированы в связке CRM для складского учета, «1С:УНФ», «Битрикса» и «Google-таблиц». К примеру, в «Битриксе» собираются показатели по воронке продаж и жизненной ценности клиента, в «1С:УНФ» — по оборачиваемости. В «Google-таблицах» сотрудники ежедневно заполняют показатели загрузки производственных мощностей.

Данные сперва фиксируются в листе еженедельного отчета в «Google-таблице», которую ведет  ассистент. Затем цифры заносятся в сводный отчет. Получается, что показатели формируются нарастающим итогом — и можно в режиме реального времени отслеживать состояние организации. Прежде чем выбрать ключевые показатели, консультируемся с руководителями отделов.

Строгий контроль упрощает жизнь.

3. Делегировать поэтапно

Когда работа с личным ассистентом и прозрачными метриками окончательно выстроится, делегируем.  Описываем процессы, создаем регламенты, инструкции.

Расширить полномочия руководителя отдела продаж, чтобы он самостоятельно решал вопросы. Сформулировать регламенты, как собирать воронку и какие показатели на каждом этапе контролировать. Управленческий учет и финансы отдать на аутсорс, но при этом он находится под присмотром ассистента.

4. Не отклоняться от личной должностной инструкции

Задача руководителя меняется: не делать, а думать, направлять, видеть наперед. Поэтому, как и у каждого члена команды, есть собственная должностная инструкция. Сформулировать задачи, которыми нужно заниматься как собственнику. Например, разрабатывать стратегию, управлять капиталом.

В начале каждого дня задать себе вопросы:

  • «Что сейчас действительно важно для бизнеса?»
  • «Какие действия сегодня дадут рост бизнесу завтра?»
  • «Занимаюсь ли я сейчас задачей в рамках должностной инструкции?»