Согласно ст. 289 гл. 25 Налогового кодекса РФ компании на основной системе налогообложения должны сдавать декларацию по налогу на прибыль не позднее 28-ми календарных дней со дня окончания отчетного периода. Соответственно, за 1 квартал 2019 г. организации должны были подать отчетную документацию не позднее 29 апреля 2019 г.

При формировании декларации по налогу на прибыль зачастую возникают спорные моменты, связанные с учетом затрат в расходах. Из-за неверного учета расходов могут возникнуть ошибки в расчете налога на прибыль, которые повлияют на достоверность отражаемой информации. Рассмотрим подробнее, на что нужно обратить особое внимание при формировании отчетной декларации.

Как списать расходы на ГСМ

При наличии в организации служебных автомобилей затраты на их содержание, а также расходы на приобретение ГСМ необходимо относить на прочие расходы. Если затраты на приобретение горючего можно документально подтвердить и обосновать, то стоимость использованного топлива можно полностью списать в расходы.

Налоговым кодексом не регламентировано, как именно компания должна обосновывать затраты на ГСМ. В этом случае налогоплательщик может руководствоваться Письмом Минфина РФ от 22.03.2019 г. № 03-03-07/19283. В документе указано, что для обоснования расходов на горючее компании могут воспользоваться рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлива … на автотранспорте», утвержденными распоряжением от 14.03.2008 г. № АМ-23-р.

В соответствии с этим, компаниям, обязанным уплачивать налог на прибыль, предоставляется право устанавливать нормы на ГСМ для служебного автотранспорта в соответствии с данными рекомендациями. Однако это только право налогоплательщика, а не обязанность, а потому документально подтвержденные затраты топлива могут учитываться в составе расходов в полном объеме.

Как учесть компенсацию за использование личного авто

Если при осуществлении трудовых функций работник использует личный автотранспорт, компания может выплачивать ему компенсацию. Такое возмещение можно включать в прочие расходы организации и, соответственно, учитывать его при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Согласно Письму Минфина РФ от 26.12.2018 г. 3 03-03-06/1/94971 такую компенсацию можно использовать только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций…» от 08.02.2002 г. № 92.

К примеру, для легковых автомобилей с объемом двигателя меньше 2 000 см3 норма компенсации составляет 1 200 руб. в месяц. Для транспорта с объемом двигателя больше 2 000 см3 компенсация равна 1 500 руб. в месяц.

Компенсация подразумевает различные расходы владельца при эксплуатации транспортного средства, в том числе амортизацию, ремонт, ГСМ. В том случае, если компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на топливо, эти выплаты нельзя включать в расходы при исчислении налогооблагаемой базы.

Как учесть расходы на аренду

Арендные платежи можно включать в прочие расходы. Они в обязательном порядке должны быть документально подтверждены договором аренды или субаренды, актом приема-передачи арендуемого объекта, документами об оплате аренды.

Согласно Письму Минфина РФ от 23.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067 при аренде необязательно формировать ежемесячные акты об оказании услуг. При отсутствии этих документов у арендатора он все равно может включить такие затраты в прочие расходы.

Как учесть стоимость одноразовой санитарной одежды

Организация должна обеспечивать нормальные безопасные условия трудовой деятельности своим работникам. К этому моменту относится и предоставление спецодежды, обуви и индивидуальных средств защиты. Затраты на приобретение этих предметов следует отражать в составе материальных расходов компании.

 Что касается одноразовой санитарной одежды, например, перчаток или бахил, то их также можно включать в состав расходов, если их использование регламентировано отраслевым стандартом. Данный факт указан в Письме Минфина РФ от 17.12.2018 г. № 03-03-06/1/91556.

 В качестве отраслевого стандарта используется стандарт ОСТ 10 286-2001 «Санитарная одежда для работников АПК…», который обязателен к применению на всех предприятиях, производящих и перерабатывающих сельхоз продукцию, а также реализующих пищевые продукты. В соответствии с этим отраслевым стандартом сотрудники таких предприятий должны обеспечиваться спецодеждой, обувью и индивидуальными средствами защиты.

Таким образом, если для сотрудников в соответствии с отраслевым стандартом должна приобретаться санитарная одежда, то расходы на ее покупку нужно учитывать в составе материальных расходов при расчете налога на прибыль.