Что такое авансовый отчет

В целях осуществления некоторых операций в производственно-хозяйственной деятельности компания выдает своим сотрудникам денежные средства под отчет, к примеру, для закупки ТМЦ, оплаты услуг, при отправке в командировку и т.д. Работники в обязательном порядке должны отчитаться, куда именно они потратили выданные денежные средства, и для этого оформляется авансовый отчет организации по установленной форме.

Данный документ представляет собой регистр бухгалтерского учета, предназначенный для отчета работника о том, на какие цели были потрачены деньги. При этом оформление взаимоотношений по выдаче средств под отчет характеризуется несколькими особенностями:

  • деньги передаются только работнику, состоящему в трудовых отношениях с компанией. Выдача подотчетных сумм иным лицам запрещена;
  • выдачу денег под отчет можно производить только тем сотрудникам, которые полностью отчитались по суммам, выданным ранее. При этом они в обязательном порядке должны были представить авансовый отчет;
  • один сотрудник не может передавать подотчетные денежные средства другому. Взаимоотношения устанавливаются только между организацией и конкретным работником;
  • денежные средства выдаются под отчет на основании заявления работника или распоряжения руководителя. В этих документах указывается срок выдачи денег, по истечении которого работник обязан не позднее 3-х дней представить авансовый отчет в бухгалтерию.

Какие типы авансовых отчетов бывают

Авансовые отчеты в целом идентичны, однако могут различаться в части направления использования подотчетных денежных средств. В зависимости от этого момента используются различные счета учета, а потому с разнесением израсходованных денег необходимо быть предельно внимательными.

Суммы могут быть потрачены на следующие цели:

  • покупку товарно-материальных ценностей (сырья и материалов, ГСМ, запасных частей и т.д.);
  • оплату услуг сторонних организаций (рекламы, продвижения, консультаций, установки программного обеспечения и т.д.);
  • осуществление расходов при отправке в командировку (суточные, приобретение билетов, оплату гостиницы);
  • оплату почтовых расходов (приобретение конвертов и марок, отправку корреспонденции);
  • оплату представительских расходов (для приема представителей сторонних организаций).

Данные цели можно определить не только из заявления сотрудника или распоряжения руководителя, но также исходя из оправдательных документов, прикладываемых к авансовому отчету (чеков, квитанций и иных бланков строгой отчетности). На их основании расходы разносятся по соответствующим счетам бухгалтерского учета, к примеру, на 10 (ТМЦ), 20 (основное производство), 23 (вспомогательное производство), 44 (коммерческие расходы).

Как правильно составить авансовый отчет

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. №55 и имеет лицевую и оборотную стороны, обязательные для заполнения. Чтобы не запутаться, как правильно составить авансовый отчет, необходимо заполнять обе стороны построчно.

На лицевой стороне нужно зафиксировать следующую информацию:

  • наименование организации и ОКПО;
  • номер и дату авансового отчета;
  • структурное подразделение;
  • ФИО подотчетного сотрудника, его профессию и табельный номер;
  • табличную часть, в том числе предыдущий аванс (остаток или перерасход), получено аванса, израсходовано, итого остаток или перерасход, бухгалтерские записи (отражение расходных сумм по дебету и кредиту).

На оборотной стороне следует отразить такие сведения по оправдательным документам:

  • номер записи по порядку;
  • дату и номер документа;
  • наименование документа;
  • сумму расхода (по отчету и принятую к учету);
  • дебет счета и субсчета (заполняется бухгалтером);
  • ФИО и подпись подотчетного лица.

Авансовый отчет проверяется рядовым бухгалтером и главным бухгалтером, и при этом отмечается, что остаток внесен в кассу по приходному ордеру (номер и дата) или же перерасход выдан из кассы по расходному ордеру (номер и дата). Авансовый отчет обязательно должен утверждаться руководителем компании.

Типовые ошибки при составлении авансового отчета

Типичные ошибки заключаются в таких моментах:

  1. включение расходов без оправдательных документов;
  2. формирование в авансовом отчете проводок, несоответствующих счетам бухучета;
  3. включение расходов по договору с контрагентом на сумму более 100 тыс. руб.;
  4. отсутствие заявления сотрудника или распоряжения руководителя на выдачу подотчетных сумм;
  5. выдача денежных средств при отсутствии авансового отчета по ранее выданным суммам;
  6. нарушение валютного законодательства, к примеру, при отправке сотрудника в заграничную командировку.

Вы спрашивали:

Сколько авансовых отчетов должно быть?