Юридические услуги
Заказать звонок
Россия, г.Санкт-Петербург, ул.Восстания, д.1Б
График работы: С 09:00-21:00 без выходных

Статьи

Задача каждого бизнесмена – правильно организовать работу. Только тогда будет развиваться дело. Документооборот – очень важный процесс, поэтому о нем должен знать не только руководящий состав, но и рядовые сотрудники. Для правильной организации деятельности документооборота в организации помогут знания о разновидностях процесса и ознакомление с нормативными документами, согласно которых стоит придерживаться.

Делопроизводство

Понятие делопроизводства

В любой организации, не зависимо от формы собственности и выбранной отрасли наблюдается бумажная деятельность. Это всевозможные приказы, протоколы, письма. Все перечисленное – организационно-распорядительные документы.

Делопроизводство – процесс создания документации в организации, придерживающийся определенных требований и правил. Как правило, руководство создает целый штат работников, которые занимаются такой деятельность. Некрупные фирмы складывают подобные обязанности на любого сотрудника.

Термин «делопроизводство» говорит о фиксировании информации на материальном носителе. У истоков организации процесса на фирме создается организационно-распорядительный документ, который в последующем послужит отправной точкой для всех действий.

Термин заслужил всеобщее признание в середине прошлого века, после того, как его обозначили в нормативных документах государственного значения. «Делопроизводство» известно с более давних пор, но ранее оно не заслуживало внимания большинства.

Что такое делопроизводство и документооборот?

Документооборот

Организация существует в согласии с законодательством. В ней необходимы процесс делопроизводства и организация документооборота. Важно разобраться с вопросами – что это такое, в чем особенность осуществления и узнать существующие правила оформления документов. Такое дело возлагается на следующих специалистов: архивариуса, секретаря и работника отдела кадров.

Делопроизводство подразумевают фиксирование информации на бумажном или электронном носителе. Документооборот начинается с процесса создания акта и завершается его исполнением. Впоследствии, документ передается в архив или подлежит уничтожению.

Документооборот подразделяют на внешний и внутренний. Определение вида осуществляется путем обнаружения источника документа – места создания. В самом начале путь деловой бумаги задается создателем.

Внутренний вид документооборота подразумевает следующие шаги:

  • создание;
  • согласование;
  • создание номера регистрации (официальное признание созданного и принятого к исполнению) и указание даты;
  • подписание руководством;
  • оформление письма, распоряжения или приказа с целью дальнейшего хранения в соответствии со сроками и необходимостью;
  • возможность хранения в архиве или уничтожение по истечению срока.

Внешняя разновидность документооборота несколько отличается от внутреннего:

  • входящая документация, поступающая со стороны, ее могут посылать из филиалов, вышестоящих и нижестоящих предприятий, письма граждан, предписания с суда, а также нормативные акты от органов, представляющих власть РФ;
  • все документы, поступившиеся из-за пределов организации, подлежат обязательной регистрации, что доказывает поступлении бумаги в работу;
  • контроль документа, передача исполнителю, его ознакомление и ответ (если затребован);
  • завершающий шаг – перемещение в длительное хранение или архив, а также вероятно уничтожение документа.

Документооборот разделяют и на другие виды, по отношению к руководству фирмы:

  • восходящий – документ от рядового сотрудника и начальнику (объяснительная записка);
  • нисходящий – от руководящего состава к подчиненному (приказ);
  • горизонтальный – обмен между равнозначными должностями (протоколы, акты).

Каждое действие с созданным документом прослеживается. Для фиксации такой информации служат журналы. Варианты организации фиксации:

  • карточки движения;
  • журналы учета движения документов;
  • электронный документооборот (предпочтителен в большинстве предприятий).

Суть судебного делопроизводства

судебное делопроизводство

Судебное делопроизводство различно с общей организацией документов. Судебное дело представляет иной список документов и материальных подтверждений. Только верная организация хранения и перемещения предполагают чистоту работы правоохранительной системы. Этот вид делопроизводства обязателен. Такую деятельность осуществляют уполномоченные лица. Ведется постоянный контроль на высшем уровне. Судебный документооборот регламентируется нормативными документами и проходит обязательные этапы. Даже уничтожение документов должно быть в соответствии с определенным сводом правил.

Функции секретаря

Именно секретарь разбирается в бумажных делах лучше всех. Ведь это его профессиональная обязанность. Больше секретаря в организации вряд ли кто разбирается в оформлении документации, перемещении и прочих тонкостях процесса.

Секретариат занимается управлением документов. Организация работы такого состава представляет несколько видов, в зависимости от формы и особенностей деятельности:

  • централизованная – весь состав секретарей занимает отдельный кабинет, подчиняется ведущему секретарю или делопроизводителю;
  • децентрализованная – совместная работа секретарей и иных сотрудников, с обязанностями организации документооборота;
  • смешанная, отмечается на крупных предприятиях.

Тонкости той или иной формы секретариата зависит от выбранной разновидности в фирме.

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации создается нормативный документ, не зависимо от масштабов бизнеса и формы собственности. Данный акт диктует правила организации движения документов. Как составить такую инструкцию зачастую не знает ни руководитель, ни секретарь.

Инструкция по делопроизводству – это нормативный акт, созданный для конкретного предприятия. Документ утверждается руководством в виде приказа или распоряжения, в бессрочное пользование. Здесь прописываются все этапы движения приказов, писем, распоряжений и прочих бумаг. В акте указан список должностных лиц, кто имеет право подписывать официальные документы. Здесь же представлены образцы бланков и формуляров.

Ведение делопроизводства

В малых организаций уровень документооборота не велик, примерно до 200 бумаг в год. Вопрос организации такой деятельности не уместен, так как с небольшим объемом справится любой сотрудник и даже руководство.

Ведение документооборота может не касаться прямых обязанностей сотрудника. Если в должностной инструкции это не указано, должен быть создан специальный указ. Здесь прописываются все дополнительно возложенные функции на работника, ответственность и метода поощрения.

Суть кадрового делопроизводства

При любом количестве работников на предприятии возникают трудовые взаимоотношения. Даже, если в штате фирмы всего один человек, ситуация также актуальна. Это дополнительное оформление бумаг и ведение дела. Вопросом организации кадрового делопроизводства больше задумываются небольшие фирмы с малым количеством работников. Так что же это такое и в чем его особенность?

Кадровое делопроизводство – это организация движения определенного вида документов, к которым относится вся трудовая деятельность между сотрудниками и предприятием. Таким видом работы наделяют чаще всего «отдел по персоналу». Сотрудники принимают, обрабатывают и хранят кадровые документы, включая работу с личными данными сотрудников.

Информация таких отделов засекречена, поэтому кадровый документооборот доступен определенному кругу лиц и ведется отдельно от основного.

Оптимизация делопроизводства

Автоматизация процессов на многих предприятиях еще не налажена. Фирмы не принимают новые технологии и ведут документооборот по старинке. На столах таких предприятий собираются кипы бумаг. Вся документация  фиксируется в обычных журналах.

Выделяют несколько причин, почему предприятия не хотят использовать новые технологии:

  • негативное отношение сотрудников по отношении к любым нововведениям;
  • ограниченность в средствах.

К вниманию руководителей, стоит отметить, что автоматизация документооборота при серьезных вложениях приводит к значительному повышению экономического эффекта.