Бухгалтерский учет строится на обработке, группировке и анализе первичных учетных документов, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности субъекта. К ним предъявляются требования, установленные законодательством, а их нарушение влечет применение контролирующими органами административной ответственности.

Что такое первичные бухгалтерские документы

Термин «первичные учетные документы» содержится в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Согласно ст. 9 все факты финансово-хозяйственной деятельности субъектов подлежат обязательной регистрации в первичной документации. Она оформляется непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно — после окончания мероприятия.

Первичные бухгалтерские документы представляют собой документы, в которых содержатся исходные сведения о каком-либо факте. Они подтверждают юридическую силу и законность произведенной операции. На основании первичных документов устанавливается ответственность лица, совершившего действие и оформившего на него учетные бумаги.

Требования к оформлению и хранению первичных документов

«Первичку» необходимо оформлять в соответствии со следующими требованиями:

  • включать в нее обязательные реквизиты, в том числе наименование, номер и дату документа, название субъекта, содержание факта хозяйственной операции, величину денежного или натурального показателя, единицы измерения, а также ФИО, должности и подписи ответственных лиц;
  • оформлять документы по регламентированным формам или, если это разрешено, — по самостоятельно разработанным шаблонам. Законодательством утверждены некоторые бланки документов, и они могут быть как обязательными к использованию, так и нет. Если форма документа не утверждена законом, хозяйствующий субъект может разработать ее самостоятельно и тогда должен обязательно зафиксировать ее в учетной политике;
  • исправлять данные в соответствии с правилами внесения правок в первичные документы;
  • непременно создавать «первичку», которая является обязательной по законодательству, например, договоры, счета, кассовые чеки, табели учета рабочего времени, путевые листы, акты, счета-фактуры и т.д.;
  • записывать сведения в бумажных экземплярах чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками (синего, фиолетового или черного цвета), обеспечивающими сохранность сведений;
  • указывать только общепринятые сокращения;
  • заносить в документы все обязательные реквизиты, поскольку их отсутствие считается ошибкой.

Налоговым законодательством установлен срок хранения документов — 4 года, однако безопаснее хранить «первичку» не менее 5 лет. Кроме того, необходимо учитывать сроки в соответствии с законами по конкретным документам. Например, для табелей учета рабочего времени, в которых отражается информация по рабочим местам с вредными и опасными условиями труда, период составляет 75 лет.

Можно ли, чтобы «первичка» была только в электронном виде

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичные документы могут формироваться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нужно учесть, что если документ должен быть подписан кем-либо, например, материально-ответственным лицом, сотрудником, клиентом, то их нужно создавать на бумажном носителе.

В некоторых случаях первичные документы могут храниться только в электронном виде, но обязательное условие — они должны быть подписаны ЭЦП (организации или клиентов). В этом случае они имеют равнозначную юридическую силу, как и бумажные.

Наказание за отсутствие «первички» и ее неправильное оформление либо хранение

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ при грубом нарушении требований бухгалтерского учета, в том числе при отсутствии «первички» или наличии ошибок в ней, к должностным лицам применяются штрафы:

  • 5-10 тыс. руб. (при первичном нарушении);
  • 10-20 тыс. руб. или дисквалификация на 1-2 года (при повторном нарушении).

Кроме того, согласно ст. 120 НК РФ на организацию выписывается штраф, если первичная документация отсутствует:

  • 10 тыс. руб. (при нарушении в одном налоговом периоде);
  • 30 тыс. руб. (при нарушении более чем в одном налоговом периоде).

Нюансы по первичной документации

Необходимо отметить следующие важные нюансы по «первичке»:

  • штрафа по КоАП можно избежать, если исправить ошибки до утверждения бухгалтерской отчетности;
  • на руководителя будет налагаться штраф, если в организации отсутствует главбух или бухгалтер с правами главного;
  • если документ не регламентирован законодательством, организация обязана утвердить его в учетной политике;
  • компания должна обеспечить условия для правильного хранения первичной бухгалтерской документации.

Вы спрашивали:

Первичка для ИП